Làm thế nào để tiết kiệm thời gian phê duyệt trong doanh nghiệp?
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, tốc độ xử lý quyết định nội bộ là một lợi thế cạnh tranh lớn. Việc trì trệ trong quy trình phê duyệt không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn gây chậm trễ trong việc ra quyết định chiến lược. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian phê duyệt mà vẫn đảm bảo kiểm soát và minh bạch?
Câu trả lời nằm ở việc chuyển đổi số quy trình phê duyệt nội bộ, cụ thể là ứng dụng các phần mềm chuyên dụng như Zacom để tự động hóa nội bộ một cách thông minh.
Tại sao việc phê duyệt nội bộ thường mất thời gian?
- Phải in và ký tay nhiều lần
- Gửi email thủ công và chờ phản hồi
- Không có hệ thống theo dõi tiến độ
- Mỗi phòng ban có quy trình riêng, thiếu thống nhất
Một báo cáo của McKinsey Digital cho thấy:
Doanh nghiệp có quy trình số hóa có thể rút ngắn thời gian phê duyệt nội bộ tới 50% so với quy trình truyền thống.
Giải pháp – Áp dụng phần mềm để tiết kiệm thời gian phê duyệt
Phần mềm Zacom cung cấp một hệ sinh thái tối ưu hóa quy trình từ khâu đề xuất đến phê duyệt, bao gồm:
1. Đề xuất nhanh chóng, dễ dàng
- Nhân viên có thể tạo phiếu đề xuất trên máy tính hoặc điện thoại
- Mẫu biểu được thiết kế chuẩn hóa và thông minh
- Gửi đề xuất đến đúng người phê duyệt, không cần email rườm rà
2. Tự động hóa luồng phê duyệt
- Xác định tuyến phê duyệt theo từng loại đề xuất
- Cho phép người phê duyệt xử lý qua app, email hoặc Zalo
- Có thể ủy quyền tạm thời khi người phê duyệt vắng mặt
3. Thông báo và theo dõi tiến độ theo thời gian thực
- Mỗi bước phê duyệt đều có thông báo push/email
- Người tạo đề xuất có thể theo dõi tiến độ, không cần hỏi thủ công
- Hạn chế tối đa tình trạng “bị quên”, “bị sót” trong xử lý
Case study thực tế – Trước và sau khi dùng Zacom
Trước khi dùng Zacom:
Một doanh nghiệp sản xuất với 80 nhân sự mất trung bình 3–5 ngày để xử lý một đề xuất mua hàng, do phải chờ ký tay và xác minh thủ công.
Sau khi áp dụng Zacom:
Thời gian xử lý giảm xuống còn 1 ngày, thậm chí vài giờ, do hệ thống tự động gửi, nhắc nhở và phê duyệt qua app.
👉 Chỉ riêng trong 6 tháng đầu, doanh nghiệp tiết kiệm được hơn 180 giờ xử lý nội bộ, tương đương chi phí nhân sự hàng chục triệu đồng.
Những lợi ích rõ ràng khi số hóa phê duyệt
| Lợi ích | Mô tả |
|---|---|
| ⏱ Tiết kiệm thời gian | Tự động gửi – nhắc nhở – tổng hợp tiến độ |
| 🔍 Tăng minh bạch | Lưu vết toàn bộ quá trình phê duyệt |
| 📈 Cải thiện hiệu quả quản lý | Lãnh đạo theo dõi tổng quan qua dashboard |
| 📲 Linh hoạt xử lý | Phê duyệt ngay cả khi đang đi công tác, làm việc từ xa |
Zacom – Giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phần mềm Zacom được xây dựng tối ưu cho các tổ chức có từ 20–500 nhân sự. Với chi phí phù hợp và giao diện thân thiện, Zacom đang là lựa chọn hàng đầu cho:
- Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ ngân sách
- Công ty muốn tăng hiệu suất làm việc nội bộ
- Ban giám đốc muốn ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn
Lời kết – Hành động ngay để dẫn đầu
Tiết kiệm thời gian phê duyệt không chỉ là cải tiến kỹ thuật, mà còn là nâng cấp hiệu quả toàn bộ vận hành doanh nghiệp.
👉 Đừng để sự trì trệ cản trở bước tiến của bạn. Khám phá ngay:
