So sánh Zacom vs Base: Đâu là phần mềm phê duyệt nội bộ tối ưu cho doanh nghiệp?

I. Tổng quan về Phần mềm Phê duyệt Nội bộ

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, việc số hóa các quy trình nội bộ, đặc biệt là quy trình phê duyệt, đã trở thành một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tăng tốc và hoạt động hiệu quả. Các quy trình phê duyệt thủ công, dựa trên giấy tờ và email, không chỉ gây lãng phí thời gian, dễ thất lạc thông tin mà còn thiếu tính minh bạch và khó khăn trong việc quản lý, theo dõi.

Phần mềm phê duyệt nội bộ (internal approval software) là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những vấn đề này. Nó cung cấp một nền tảng tập trung để tự động hóa các luồng phê duyệt từ đơn giản đến phức tạp, áp dụng cho nhiều loại yêu cầu khác nhau như: đề xuất mua sắm, đề xuất thanh toán, hợp đồng, đơn xin nghỉ phép, v.v. Việc lựa chọn một phần mềm phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và năng động hơn.

Trong thị trường Việt Nam, Base Request (thuộc hệ sinh thái Base.vn) và Zacom là hai cái tên nổi bật, thường xuyên được đặt lên bàn cân. Bài viết này sẽ cung cấp một phân tích chuyên sâu, so sánh chi tiết hai phần mềm này dựa trên các tiêu chí cốt lõi, kèm theo một case study thực tế để giúp bạn có cái nhìn khách quan và đưa ra quyết định tối ưu nhất cho doanh nghiệp mình.

II. Phân Tích Chuyên Sâu: Điểm Mạnh Của Zacom và Base Request

Cả Zacom và Base Request đều là những công cụ mạnh mẽ, nhưng chúng có những triết lý phát triển và thế mạnh riêng biệt.

1. Zacom – Giải pháp toàn diện cho quy trình phê duyệt phức tạp

Zacom, nền tảng được phát triển bởi Công ty TNHH Công nghệ và thương mại Phúc An, định vị mình là một giải pháp toàn diện, tập trung sâu vào việc giải quyết các quy trình phê duyệt phức tạp và kết nối chúng với các nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp.

• Tính toàn diện và đồng bộ: Zacom không chỉ là một phần mềm phê duyệt. Nó là một hệ sinh thái đồng bộ tích hợp các module quản lý bán hàng (CRM), quản lý kho, quản lý công việc và phê duyệt trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp loại bỏ sự rời rạc của dữ liệu, đảm bảo mọi thông tin liên quan đến một yêu cầu đều được xử lý một cách liền mạch từ đầu đến cuối. Ví dụ: một yêu cầu xuất kho có thể được phê duyệt và tự động trừ hàng tồn kho, mà không cần chuyển đổi qua lại giữa các phần mềm.
• Tùy chỉnh sâu và linh hoạt: Một trong những thế mạnh lớn nhất của Zacom là khả năng tùy chỉnh quy trình phê duyệt cực kỳ linh hoạt. Nó cho phép người dùng tự thiết lập các luồng phê duyệt đa cấp, theo điều kiện, theo chức vụ, theo giá trị… một cách trực quan, phù hợp với mọi quy trình phức tạp của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ AI: Zacom tích hợp trí tuệ nhân tạo để gợi ý người duyệt phù hợp, tự động nhắc nhở và cảnh báo khi có đề xuất sắp hết hạn. Tính năng này giúp tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu rủi ro bị lỡ công việc.
• Phù hợp với doanh nghiệp Việt: Với giao diện tiếng Việt thân thiện và đội ngũ hỗ trợ am hiểu văn hóa doanh nghiệp Việt, Zacom giúp quá trình triển khai và đào tạo nhân viên trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể tìm hiểu thêm về đơn vị phát triển Zacom tại trang Giới thiệu công ty.

2. Base Request – Phần mềm phê duyệt linh hoạt trong hệ sinh thái Base

Base Request là một trong nhiều ứng dụng thuộc hệ sinh thái Base.vn, tập trung vào việc số hóa quy trình phê duyệt một cách đơn giản và hiệu quả.

• Sự đơn giản và trực quan: Base Request được thiết kế với giao diện gọn gàng, dễ sử dụng, cho phép người dùng tạo các form yêu cầu một cách nhanh chóng. Việc gửi và theo dõi các yêu cầu trên Base Request khá đơn giản.
• Tích hợp hệ sinh thái: Ưu điểm lớn nhất của Base Request là khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Base.vn như Base Wework (quản lý công việc), Base E-hiring (tuyển dụng), v.v. Nếu doanh nghiệp đã và đang sử dụng các sản phẩm của Base, việc thêm Base Request sẽ rất thuận tiện.
• Linh hoạt trên di động: Base Request cũng hỗ trợ sử dụng trên các thiết bị di động, giúp người dùng có thể duyệt và xử lý yêu cầu mọi lúc mọi nơi.

Tuy nhiên, Base Request cũng có một số hạn chế. Nó chủ yếu tập trung vào việc tạo và xử lý form yêu cầu, và có thể thiếu sự tùy chỉnh sâu cho các quy trình phê duyệt phức tạp, đa cấp hoặc theo nhiều điều kiện. Đối với các doanh nghiệp cần một giải pháp toàn diện và đồng bộ giữa phê duyệt với các nghiệp vụ khác, Base Request có thể cần được kết hợp với nhiều module khác của Base, gây phát sinh chi phí và độ phức tạp.

III. Bảng So Sánh Chi Tiết Zacom vs Base Request

Tiêu chí so sánh	Zacom	Base Request
Tính năng cốt lõi	Quản lý phê duyệt, quản lý công việc, CRM, kho bãi… trên một nền tảng.	Quản lý form yêu cầu, phê duyệt.
Khả năng tùy chỉnh	Rất cao. Cho phép thiết lập luồng phê duyệt đa cấp, theo điều kiện, theo giá trị, theo chức vụ…	Tốt, phù hợp với các quy trình đơn giản, ít phức tạp.
Khả năng tích hợp	Tích hợp sâu với các module nội bộ. Hỗ trợ API để tích hợp với các hệ thống ERP, kế toán.	Tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Base.vn.
Giao diện & UX/UI	Giao diện tiếng Việt, trực quan, dễ dùng. Tối ưu cho người dùng Việt.	Giao diện hiện đại, dễ dùng.
Giá cả	Cung cấp các gói linh hoạt, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp.	Gói giá thường đi kèm với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái.
Hỗ trợ	Đội ngũ hỗ trợ am hiểu thị trường Việt, phản ứng nhanh.	Tốt, trong hệ sinh thái Base.
Phù hợp với	Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần giải pháp toàn diện, quy trình phức tạp.	Doanh nghiệp đã dùng Base và có nhu cầu phê duyệt đơn giản.

IV. Case Study: Hành Trình Chuyển Đổi Số Của Công ty May Mặc Tinh Hoa

Để minh họa rõ hơn về sự khác biệt giữa hai phần mềm, chúng ta hãy cùng xem xét một ví dụ thực tế.

1. Vấn đề ban đầu của Công ty May Mặc Tinh Hoa

Công ty TNHH May Mặc Tinh Hoa là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuyên sản xuất và kinh doanh hàng thời trang. Trước đây, mọi yêu cầu từ các phòng ban đều được xử lý thủ công.

• Phòng Mua sắm: Cần mua vật tư, vải, chỉ… phải in form, ký tay qua 3 cấp quản lý. Thời gian xử lý có thể kéo dài 3-5 ngày.
• Phòng Kế toán: Các yêu cầu thanh toán công tác phí, chi phí tiếp khách cũng phải qua nhiều bước ký duyệt, dễ thất lạc hóa đơn, chứng từ.
• Phòng Kinh doanh: Gửi đề xuất giảm giá cho khách hàng VIP, nhưng quy trình phức tạp khiến họ mất cơ hội bán hàng.

Quy trình thủ công này gây ra sự chậm trễ, lãng phí giấy tờ và khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi, thiếu động lực. Ban lãnh đạo Tinh Hoa nhận thấy cần phải có một phần mềm phê duyệt nội bộ để giải quyết vấn đề này.

2. Thử nghiệm với Base Request

Ban lãnh đạo Tinh Hoa quyết định thử nghiệm Base Request vì sự đơn giản và giao diện thân thiện.

• Ưu điểm ban đầu: Sau khi triển khai, nhân viên đã có thể tạo form đề xuất xin nghỉ phép, đề xuất mua sắm đơn giản ngay trên phần mềm. Quá trình gửi và nhận thông báo diễn ra nhanh chóng hơn.
• Hạn chế phát sinh: Tuy nhiên, khi áp dụng cho các quy trình phức tạp hơn, Base Request bắt đầu bộc lộ hạn chế. Ví dụ:
  • Quy trình mua sắm: Quy trình này yêu cầu 3 cấp phê duyệt: Trưởng phòng -> Giám đốc bộ phận -> Kế toán trưởng. Sau khi kế toán trưởng duyệt, yêu cầu cần được chuyển sang bộ phận kho để kiểm tra tồn kho. Base Request không thể tự động kết nối và xử lý nghiệp vụ này.
  • Quy trình thanh toán: Yêu cầu thanh toán công tác phí phải dựa trên số ngày công tác và hạng phòng khách sạn. Base Request khó thiết lập các điều kiện phức tạp này một cách tự động.

Công ty Tinh Hoa nhận ra Base Request là một giải pháp tốt cho các quy trình đơn giản, nhưng không đủ khả năng để giải quyết các luồng công việc phức tạp, yêu cầu sự kết nối giữa các phòng ban.

3. Chuyển đổi sang Zacom – Giải pháp tối ưu

Sau khi tìm hiểu và được tư vấn từ đội ngũ chuyên gia của Zacom, Tinh Hoa quyết định chuyển đổi sang nền tảng này.

• Giải pháp cho quy trình mua sắm: Zacom đã giúp Tinh Hoa thiết lập một luồng phê duyệt mua sắm tự động, với các cấp duyệt dựa trên giá trị đề xuất. Đặc biệt, Zacom tích hợp module quản lý kho, nên sau khi phê duyệt, yêu cầu tự động được chuyển đến bộ phận kho để kiểm tra và trừ tồn kho, đảm bảo quy trình diễn ra liền mạch.
• Giải pháp cho quy trình thanh toán: Với khả năng tùy chỉnh sâu, Zacom cho phép Tinh Hoa thiết lập các form yêu cầu thanh toán công tác phí với các điều kiện tính toán tự động, dựa trên các quy định của công ty, giúp việc phê duyệt trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
• Tích hợp toàn diện: Sau khi chuyển đổi, Tinh Hoa còn sử dụng thêm các module CRM và quản lý công việc của Zacom, giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng với các yêu cầu nội bộ, tạo ra một hệ sinh thái quản lý toàn diện trên một nền tảng duy nhất.

Kết quả là, Tinh Hoa đã giảm được 80% thời gian xử lý các yêu cầu, tăng tính minh bạch và tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể từ việc loại bỏ giấy tờ.

V. Lời Khuyên Từ Chuyên Gia: Khi nào nên chọn Zacom, khi nào nên chọn Base?

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp bạn.

• Chọn Base Request khi:
  • Doanh nghiệp của bạn là một Startup hoặc có quy mô rất nhỏ.
  • Bạn đã và đang sử dụng các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Base.vn.
  • Bạn chỉ cần số hóa các quy trình phê duyệt đơn giản, ít phức tạp.
• Chọn Zacom khi:
  • Doanh nghiệp của bạn đang phát triển và có các quy trình phê duyệt phức tạp, đa cấp.
  • Bạn cần một giải pháp toàn diện, kết nối các nghiệp vụ như phê duyệt, công việc, CRM và kho bãi trên một nền tảng duy nhất.
  • Bạn cần khả năng tùy chỉnh sâu để phần mềm hoàn toàn phù hợp với quy trình riêng của mình.

Để có quyết định chính xác, bạn có thể tham khảo thêm các câu trả lời tại trang Hỏi đáp của Zacom.

VI. Kết Luận và Lời Kêu Gọi Hành Động

Qua bài so sánh chi tiết và case study thực tế, có thể thấy cả Zacom và Base Request đều là những công cụ chuyển đổi số hiệu quả. Tuy nhiên, Zacom nổi bật hơn với tính toàn diện, khả năng tùy chỉnh sâu và khả năng tích hợp các nghiệp vụ khác, biến nó thành một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp đang trên đà phát triển và có quy trình phức tạp.

Đừng để các quy trình thủ công kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số của bạn ngay hôm nay bằng cách trải nghiệm Zacom.

• Để được tư vấn chi tiết về giải pháp phù hợp, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.
• Bạn có thể đăng ký tài khoản ngay hôm nay để trải nghiệm bản dùng thử 7 ngày với đầy đủ tính năng.
• Nếu bạn đã có tài khoản, hãy đăng nhập vào hệ thống.
• Để xem tổng quan về hệ sinh thái Zacom, bạn có thể truy cập Trang chủ của chúng tôi.
• Cuối cùng, đừng bỏ lỡ cơ hội đặt lịch Demo Zacom để xem trực tiếp cách phần mềm hoạt động và giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp bạn.