Zacom và 1Office: So sánh chi tiết hai phần mềm quản lý nội bộ hàng đầu 2025

I. Tổng quan về các nền tảng quản lý nội bộ: Zacom và 1Office

Trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh gay gắt, việc quản lý nội bộ hiệu quả là chìa khóa để duy trì sự ổn định và thúc đẩy tăng trưởng. Thay vì sử dụng các phương pháp thủ công rời rạc, các doanh nghiệp ngày càng tìm kiếm những nền tảng quản lý nội bộ toàn diện để số hóa và tự động hóa các quy trình cốt lõi. Trong số các giải pháp trên thị trường, Zacom và 1Office nổi lên là hai cái tên được quan tâm hàng đầu, đặc biệt là tại Việt Nam.

Cả hai đều cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp tích hợp, nhưng với những triết lý và thế mạnh riêng. Zacom tập trung vào việc tạo ra một hệ sinh thái đồng bộ từ phê duyệt, quản lý công việc đến CRM. Trong khi đó, 1Office là một nền tảng quản trị tổng thể, kết nối tất cả các phòng ban trong một hệ thống duy nhất.

Bài viết này sẽ đi sâu vào so sánh Zacom và 1Office, phân tích từng khía cạnh từ tính năng, khả năng tùy chỉnh đến chi phí, đồng thời đưa ra một case study thực tế để bạn có cái nhìn rõ ràng và đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn nhất.

II. Phân Tích Chuyên Sâu: Điểm Mạnh Của Zacom và 1Office

1. Zacom – Giải pháp chuyên sâu về phê duyệt và quy trình

Zacom, nền tảng được phát triển bởi Công ty TNHH Công nghệ và thương mại Phúc An, được thiết kế để giải quyết những “điểm nghẽn” trong quy trình phê duyệt và quản lý nội bộ, đặc biệt là những quy trình phức tạp.

• Tính năng cốt lõi: Zacom nổi bật với module quản lý phê duyệt mạnh mẽ, cho phép thiết lập các luồng phê duyệt đa cấp, theo điều kiện, theo chức vụ và theo giá trị. Bên cạnh đó, nền tảng này còn tích hợp các module quản lý công việc, CRM và quản lý kho, tạo thành một hệ sinh thái đồng bộ.
• Tùy chỉnh và tự động hóa: Một trong những ưu điểm lớn nhất của Zacom là khả năng tùy chỉnh sâu, cho phép doanh nghiệp tự xây dựng các form, các quy trình phê duyệt phù hợp với đặc thù riêng. Zacom còn tích hợp AI để tự động gợi ý người duyệt, nhắc nhở đề xuất sắp hết hạn, giúp tăng tốc độ xử lý công việc.
• Phù hợp với doanh nghiệp Việt: Với giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng, Zacom được tối ưu hóa để phù hợp với văn hóa và cách vận hành của các doanh nghiệp Việt Nam.

2. 1Office – Nền tảng quản trị tổng thể (ERP) đa chức năng

1Office là một nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, cung cấp một loạt các module từ quản lý nhân sự, văn bản, công việc đến tài chính, giúp doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh.

• Tính năng đa dạng: 1Office mạnh về tính đa dạng của các module, cho phép quản lý toàn bộ các phòng ban từ một nền tảng duy nhất. Các tính năng nổi bật bao gồm E-Office (văn bản, phê duyệt), HRM (nhân sự), CRM và Project (công việc, dự án).
• Quản lý văn bản: 1Office rất mạnh trong việc quản lý văn bản, giúp doanh nghiệp số hóa các loại công văn, hợp đồng, quyết định… một cách bài bản.
• Hệ sinh thái rộng: Với nhiều module tích hợp, 1Office giúp doanh nghiệp có thể quản lý gần như mọi hoạt động từ một nơi, giảm sự rời rạc trong dữ liệu.

Tuy nhiên, với nhiều tính năng, 1Office có thể trở nên phức tạp với người dùng mới. Việc tùy chỉnh các quy trình phức tạp có thể gặp một số hạn chế.

III. Bảng So Sánh Chi Tiết Zacom vs 1Office

Tiêu chí so sánh	Zacom	1Office
Tính năng cốt lõi	Tập trung vào phê duyệt, công việc, CRM, kho bãi.	Quản trị tổng thể, bao gồm HRM, E-Office, CRM, Project.
Khả năng tùy chỉnh	Rất cao. Cho phép thiết lập luồng phê duyệt đa cấp, theo điều kiện, theo giá trị…	Tốt, phù hợp cho quản lý văn bản và các quy trình chuẩn.
Giao diện & UX/UI	Giao diện tiếng Việt, trực quan, dễ dùng.	Giao diện hiện đại, dễ nhìn. Có thể phức tạp với người mới.
Khả năng tích hợp	Tích hợp sâu các module nội bộ. Hỗ trợ API cho hệ thống bên ngoài.	Tích hợp các module trong hệ sinh thái 1Office.
Mục tiêu sử dụng	Giải quyết vấn đề phê duyệt, quy trình phức tạp, kết nối các nghiệp vụ.	Quản lý toàn diện các phòng ban từ một nền tảng.
Chi phí	Gói giá linh hoạt, phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.	Phân chia theo module, chi phí có thể cao khi mua nhiều module.
Phù hợp với	Doanh nghiệp cần một giải pháp chuyên sâu về phê duyệt và quy trình.	Doanh nghiệp muốn quản lý toàn bộ các phòng ban trên một nền tảng.

IV. Case Study: Chuyển đổi số tại Công ty Dược Phẩm Việt Pháp

1. Vấn đề ban đầu của Công ty Dược Phẩm Việt Pháp

Công ty Dược Phẩm Việt Pháp là một doanh nghiệp có quy mô vừa, với đặc thù nhiều quy trình phức tạp, yêu cầu sự chính xác và minh bạch cao.

• Quy trình phê duyệt thuốc mới: Cần sự tham gia của nhiều phòng ban từ R&D, Kiểm soát chất lượng đến Giám đốc. Quy trình này rất dài và dễ bị chậm trễ.
• Quy trình đề xuất mua sắm: Mỗi yêu cầu mua sắm cần phải qua 3-4 cấp phê duyệt, kèm theo nhiều điều kiện khác nhau (ví dụ: giá trị < 20 triệu thì Trưởng phòng duyệt, > 20 triệu thì Giám đốc duyệt).
• Quản lý tài liệu: Các hồ sơ thuốc, chứng từ, công văn được lưu trữ thủ công, khó tra cứu và dễ thất lạc.

Ban lãnh đạo công ty nhận thấy cần một giải pháp số hóa để giải quyết những vấn đề này.

2. Thử nghiệm với 1Office

Ban đầu, công ty lựa chọn 1Office vì hệ thống này có nhiều module và nổi tiếng về khả năng quản lý văn bản.

• Ưu điểm ban đầu: 1Office giúp công ty số hóa các công văn, hợp đồng và quản lý văn bản một cách hiệu quả. Các đề xuất cơ bản cũng có thể được tạo và phê duyệt trên nền tảng này.
• Hạn chế phát sinh: Tuy nhiên, khi áp dụng cho các quy trình phê duyệt thuốc mới hoặc các yêu cầu mua sắm phức tạp, 1Office bộc lộ một số hạn chế. Việc thiết lập các luồng phê duyệt theo điều kiện phức tạp (ví dụ: “nếu đề xuất từ phòng R&D thì chuyển đến Trưởng phòng R&D trước, sau đó mới đến Giám đốc”) không thực sự linh hoạt và trực quan như mong đợi.

Công ty nhận ra rằng, trong khi 1Office mạnh về quản trị tổng thể, thì các quy trình phê duyệt chuyên sâu và phức tạp lại không phải là thế mạnh nổi trội nhất của nền tảng này.

3. Chuyển đổi sang Zacom – Giải pháp chuyên sâu và tối ưu

Sau đó, công ty quyết định chuyển sang sử dụng Zacom và nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ hỗ trợ.

• Giải pháp cho quy trình phức tạp: Zacom giúp công ty Dược Phẩm Việt Pháp thiết lập các luồng phê duyệt đa cấp với điều kiện phức tạp một cách dễ dàng. Ví dụ: khi một yêu cầu được tạo, hệ thống Zacom tự động xác định người duyệt dựa trên loại đề xuất và giá trị, đảm bảo quy trình được thực hiện đúng và nhanh chóng.
• Kết nối các nghiệp vụ: Zacom cho phép công ty kết nối các yêu cầu phê duyệt với các nghiệp vụ khác. Ví dụ: sau khi đề xuất mua sắm được duyệt, thông tin tự động được chuyển sang module quản lý kho, giúp bộ phận kho nắm bắt thông tin và chuẩn bị hàng hóa kịp thời.
• Thúc đẩy hợp tác: Toàn bộ lịch sử duyệt, comment và tài liệu liên quan đều được lưu trữ tập trung trên hệ thống, giúp các phòng ban dễ dàng phối hợp và tra cứu thông tin khi cần.

Kết quả là, Công ty Dược Phẩm Việt Pháp đã giảm được 70% thời gian phê duyệt thuốc mới, tăng tính minh bạch và tránh được nhiều sai sót.

V. Lời Khuyên Từ Chuyên Gia: Khi nào nên chọn Zacom, khi nào nên chọn 1Office?

Việc đưa ra quyết định cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu và chiến lược của bạn.

• Chọn 1Office khi:
  • Bạn cần một phần mềm quản trị tổng thể, bao gồm cả nhân sự, văn bản, và tài chính.
  • Bạn muốn có một hệ sinh thái đầy đủ tính năng, sẵn có để quản lý mọi hoạt động trên một nền tảng.
  • Các quy trình phê duyệt của bạn tương đối đơn giản, chủ yếu xoay quanh việc quản lý văn bản.
• Chọn Zacom khi:
  • Bạn đang gặp phải những thách thức lớn với các quy trình phê duyệt phức tạp, đa cấp, và cần một giải pháp chuyên sâu để giải quyết chúng.
  • Bạn cần một nền tảng linh hoạt, cho phép tùy chỉnh sâu để phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp.
  • Bạn mong muốn một giải pháp đồng bộ các nghiệp vụ như phê duyệt, công việc, CRM và kho bãi trên một hệ thống duy nhất.

Bạn cũng có thể tham khảo bài viết so sánh Zacom vs Base: Đâu là phần mềm phê duyệt nội bộ tối ưu cho doanh nghiệp? để có thêm thông tin tham khảo hữu ích trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

VI. Kết Luận và Lời Kêu Gọi Hành Động

Zacom và 1Office đều là những giải pháp chuyển đổi số mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Trong khi 1Office là một nền tảng quản trị tổng thể, Zacom lại là một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý phê duyệt và tối ưu quy trình. Việc lựa chọn công cụ nào phụ thuộc vào “điểm đau” mà doanh nghiệp bạn cần giải quyết nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp chuyên sâu để giải quyết các quy trình phê duyệt phức tạp và đồng bộ hóa các nghiệp vụ nội bộ, Zacom chính là lựa chọn tối ưu. Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số của bạn ngay hôm nay bằng cách trải nghiệm trực tiếp phần mềm.

• Để được tư vấn chi tiết về giải pháp phù hợp, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.
• Bạn có thể đăng ký tài khoản ngay hôm nay để trải nghiệm bản dùng thử 7 ngày với đầy đủ tính năng.
• Nếu bạn đã có tài khoản, hãy đăng nhập vào hệ thống.
• Để xem tổng quan về hệ sinh thái Zacom, bạn có thể truy cập Trang chủ của chúng tôi.
• Cuối cùng, đừng bỏ lỡ cơ hội đặt lịch Demo Zacom để xem trực tiếp cách phần mềm hoạt động và giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp bạn.
• Để hiểu rõ hơn về hiệu quả của việc chuyển từ phê duyệt thủ công sang Zacom, bạn có thể tham khảo bài viết so sánh hiệu quả giữa phê duyệt thủ công và Zacom.
• Bạn có thể tìm kiếm các câu trả lời cho những thắc mắc của mình tại trang Hỏi đáp.